FEASIBILITY STUDY

STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA POLTEKES KEMENKES RIAU DENGAN MENGGUNAKAN METODE KELAYAKAN TELOS

Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa system informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hokum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi.

Proyek sistem yang dikembangkan dinilai layak karena karena software yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Aplikasi yang digunakan berupa open source yang berarti secara hukum software tersebut legal. Adapun software yang digunakan tersebut memiliki lisensi(original) dan memenuhi peraturan software tersebut.

Sistem tersebut tidak meliputi data sensitif. Oleh karena itu, dari sisi tersebut adalah legal. Pembuat atau perancang akan membuat control khusus untuk menjaga sistem agar tidak malfunction.

 Rincian software sebagai berikut:

NO	Open Source	Lisensi
1	PHP, HTML	Microsoft Word
2	XAMPP	Microsoft excel
3	MY SQL SERVER	Microsoft access

 

 

 

 

Menilai Kelayakan Hukum

Karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif, dan software yang digunakan dianggap legal dalam pemakaiannya, sistem tersebut dianggap legal dari segi hukum.

Study Kelayakan Finansial/Ekonomi

Pembangunan sistem baru tentunya membutuhkan  sumber daya dan sumber dana yang tidak sedikit sebagai bentuk investasi. Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat (cost benenefit analysis) dengan tujuan untuk memberikan gambaran apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “ lebih besar “ dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

Terdapat dua komponen yang diperlukan untuk melakukan analisis biaya dan manfaat, yaitu:

●      Komponen Biaya

Komponen biaya dalam pembuatan sistem tersbeut terbagi menjadi 3 jenis, yaitu :

1.     Biaya pengadaan (procurement cost) adalah biaya pembelian perangkat keras

2.   Biaya pengembangan merupakan biaya pengembangan perangkat lunak (konsultasi, analisis sistem, desain sistem, penerapan sistem)

3. Biaya operasi dan biaya perawatan meliputi biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem (biaya overhead) dan biaya perawatan perangkat keras dan perangkat lunak.

●      Komponen Manfaat

Manfaat yang didapat dari sistem informasi dijabarkan sebagai berikut :

1.     Keuntungan berwujud (tangible benefit) merupakan keuntungan yang berupa penghematan dalam administrasi yang dapat diukur dalam satuan nilai uang. Contoh keuntungan berwujud, yaitu pengurangan biaya operasi, pengurangan biaya lembur, pengurangan biaya perlengkapan.

2.      Keuntungan tak berwujud (intangible benefit) merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dalam bentuk satuan uang, contohnya keandalan dan ketersediaan sistem, peningkatan efektivitas pegawai dan akademiknya, peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya.

 

Adapun metode yang digunakan dalam analisis biaya dan manfaat yaitu Metode Periode Pengembalian (Payback Period). Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktuyang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. 

Menilai Kelayakan Ekonomi

Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8.

Kelayakan teknis 

Menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi akademik di Poltekkes Kemenkes Riau. Poltekkes Kemenkes Riau memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem informasi akademik ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu proses akademik dari data mahasiswa, dosen, pegawainya, serta segala informasi ke akademikan, sehingga membutuhkan personal komputer,perangkat lunak,perangkat jaringan dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah mahasiswa, dosen, serta pegawai Poltekkes Kemenkes Riau dalam proses akademik juga laporan akademik serta informasi akademik juga lainnya. Sistem baru dapat digunakan,dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industri dan dapat berjalan (nilai 8.9), berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek. 

Schedule Feasibility

Kelayakan jadwal digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem direncanakan selesai dalam waktu maksimal ± 14 minggu. Adapun perkiraan tahap-tahap pengembangan sistem dijadwalkan sebagai berikut:

1. Analisa sistem yang berjalan 
2. Analisa kelemahan sistem tahap ini terjadi setelah tahap analisa sistem berjalan 
3. Analisa kebutuhan sistem tahap ini didapat setelah tahap analisa kelemahan sistem 
4. Tahap studi kelayakan tahap ini membutuhkan data dari tahap Analisa kebutuhan sistem 
5. Desain user interface tahap ini membutuhkan data tahap analisa kebutuhan sistem, 
6. Tahap desain data pada tahap ini dibutuhkan data tahap studi kelayakan dan desain user interface 
7. Tahap desain proses pada tahap ini di butuhkan data tahap desain proses 
8. Tahap persiapan tempat instalasi pada tahap ini dibutuhkan data pada tahap studi kelayakan dan desain user interface,  
9. Tahap instalasi hardware dan software pada tahap ini berjalan setelah tahap persiapan tempat instalasi 
10. Tahap uji program pada tahap ini terjadi setelah tahap desain proses dan instsalasi hardware dan software 
11. Pemilihan personil tahap ini berjalan setelah tahap studi kelayakan dan desain user interface 
12. Tahap pelatihan personil pada tahap ini terjadi setelah tahap pemilihan pesonil,  
13. Tahap uji sistem pada tahap ini dilakukan setelah tahap uji proram dan pelatihan personil 
14. Konversi sistem pada tahap ini terjadi setelah dapat hasil dari tahap uji program dan uji sistem 
15. Tahap dokumentasi ataupun tahap akhir dari pengembangan projek sistem]

 

Metode yang digunakan 

Metode Telos. Pada metode ini terdapat lima faktor yang  dinilai kelayakannya, yaitu :

1. Kelayakan teknis yang mendapatkan nilai kelayakan 8.9. 

2. Kelayakan ekonomi yang mendapatkan nilai kelayakan 7.8. 

3. Kelayakan hukum, dan nilai yang didapat 9.3.

4. Kelayakan operasional,nilai kelayakannya adalah 7.3.

5. Kelayakan jadwal dengan nilai 8.9.  

Jumlah dari kelayakan adalah 42.2 /5 =8.4, dalam artian perancangan pengembangan sistem informasi yang dievalusi LAYAK(B),dengan resiko pengembangan yang cukup rendah.

 

 

Risk assessment

SWOT

• Strengths

  Poltekes Kemenkes Riau memiliki infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. hal ini karena Poltekes Kemenkes Riau memiliki teknisi, dan perangkat keras yang memadai. Software yang digunakan resmi sesuai dengan perizinan yang ada. Menandakan kebebasan dalam mengunakan perangkat lunak yang ada. Perhitungan jadwal pengembangan diukur dalam jam,hari, minggu dan bulan maka kesalahan perkiraan (estimation error) yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil.

• Weaknesses
  Kurangnya aplikasi perangkat lunak membuat kesulitan dalam mengolah data-data yang lebih komplit Sistem database-nya juga kurang mendukung karena hanya berbasis MS. Excel dan MS. Acces 

s

• Opportunities     
  Perlu adanya investasi atau pencarian dana yang besar untuk dapat melakukan pembangunan sistem baru yang dapat bermanfaat dimasa yang akan datang.  Mencoba merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem.

·   

• Threats

  Tidak memiliki server data yang berfungsi sebagai server penyimpan salinan data agar dapat menjaga keamanan file, jika file lain yang di proses mengalami masalah, gangguan atau bahkan rusak. Memperoleh tingkat kelayakan B dan rawan untuk turun mengingat keterbatasan aplikasi dan sistem keamanan yang kurang memadai. 

  
  

·        

 Kesimpulan :

Studi kelayakan SI akademik berbasis web pada POLTEKES KEMENKES RIAU dengan metode kelayakan Telos, dari segi hukum projek ini menggunakan software berlisensi/legal. Dari segi kelayakan finansial/ekonomi ini menggunakan metode payback period untuk analisis biaya dan manfaat dengan 2 aspek komponen yaitu komponen biaya (biaya software, hardware, operasional/overhead cost, perawatan/maintenanc) dan aspek komponen  manfaat (intangible benefit : keandalan dan ketersediaan sistem, peningkatan efektivitas pegawai dan akademiknya, peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya. ; tangible benefit : penghematan dalam administrasi yang dapat diukur dalam satuan nilai uang yaitu pengurangan biaya operasi, pengurangan biaya lembur, pengurangan biaya perlengkapan.).   Dari segi teknis menggunakan teknologi software versi terbaru dan standar industri yang sesuai termutakhir dengan produk berbasis website dan beberapa ventor terlibat. Dari jadwal kelayakan direncanakan waktu maximal 14 minggu dengan 15 tahap pengembangan sistem yang telah dijadwalkan.

Dari segi metode yang digunakan yaitu metode Telos dimana metode ini menilai 5 faktor penilaian kelayakkan dari berbagai aspek perencanaan proyek dan didapatkan nilai kelayakkannya yaitu Kelayakkan teknis(8.9), kelayakan ekonomi(7.8), kelayakan hukum(9.3), kelayakan operasional/teknis(7.3), kelayakan jadwal(8.9) , kemudian dikalkukasikan penilaian menjadi 42.5/5 aspek == 8.4 skor, dalam hal ini diartikan pengembangan SI tersebut termasuk kategori LAYAK(B) dengan resiko pengembangan cukup rendah.

Walaupun mendapatkan nilai LAYAK, satu sisi memiliki kelemahan , maka dijabarkan didalam Risk Assessment dengan menggunakan rangkaian SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ; segi strengths dinilai baik karna segi teknisi, perangkat penyokong projek (software (berlisensi), hardware)) , penjadwalan (perkembangan dari setiap tahap dengan ukuran jam,hari,minggu dan bulan) , operasional (perkiraan baik segi kelancaraan hingga estimation error telah dirancang dengan baik).  dari segi kelemahan/weaknesses didapatkan dibagian pengolahan database yang terbatas hanya menggunakan Ms. Excel dan Ms. Acesss. dari segi Opportunities diperlukan sumber pemasukan dalam pengembangan/maintenance produk untuk masa depan. dari segi Threats yaitu tidak memiliki server data sehingga database security terancam, problem lain seperti file crash/rusak sulit di atasi, dikarenakan keterbatasan aplikasi tersebut serta keamanan sistem kurang memadai maka didapatan kelayakan B.

Anggota Kelompok :

• Abdul Khoir -D1041201004
• Andri -D1041201031
  
• Abdul Aziz -D1041201035
  
• Pravasta Guntur Kinantaka -D1041201017
  
• Felix Kurniawan -D1041211039
  
• Khatarina Septiani Clararetha Lumbantoruan -D1041211066
  
• Ricky Surya Adiputra -D1041201016
  
• Rizki Utama Tedja -D1041201033