Halo semuanya.....
Pada pembahasan kali ini mimin akan menjelaskan mengenai Manajement Project di materi Projek Manajemen Pengadaan.
Pada artikel kali ini mimin membahas 3 bagian utama yaitu Project Procurement Manajement, Doctument Request for Proposal and Document Request for Quotes.
Pertama-tama kita bahas Project Procurement Manajement dari segi pengertian dan pembahasan lanjutan, berikut :
Project Procurement Manajement
----[Pengertian]----
Menurut Bussiness Adobe pada artikelnya, "Procurement management is a term that describes the process of managing and optimizing a project’s budget as it applies to the goods, services, and resources you’ll need to complete your project."
Procurement Manajement atau Manajemen Pengadaan singkatnya menggambarkan proses pengelolaan dan pengoptimalan anggaran proyek yang berlaku untuk barang, jasa, dan sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek Anda.
Contoh sumber daya termasuk bahan mentah, ruang bangunan, hosting, kontraktor independen, dan kekayaan intelektual, banyak di antaranya akan disediakan oleh vendor pihak ketiga.
Anggota tim yang bertanggung jawab atas manajemen pengadaan, sering kali manajer proyek memastikan sumber daya dibeli, disewa, atau diperoleh semulus mungkin. Prioritas mungkin termasuk menjaga biaya tetap rendah, memilih input berkualitas, dan memilih vendor pilihan.
Dalam banyak kasus, manajemen pengadaan memerlukan negosiasi dengan kontraktor independen dan penyelesaian perselisihan yang dapat menunda proyek. Dalam kasus lain, mengembangkan sumber daya secara internal mungkin lebih disukai karena biaya yang lebih rendah, waktu penyelesaian yang lebih cepat, atau kekhawatiran mengenai kepemilikan kekayaan intelektual. Selama proses manajemen pengadaan, manajer proyek menentukan apakah bekerja dengan pihak ketiga atau resourcing menguntungkan dalam jangka panjang atau sesuai kebutuhan dalam proses manajemen proyek yang dijalankan.
----[Pembahasan]----
Sebelumnya telah dijelaskan mengenai pengertian Manajemen Pengadaan , kali mimin bahas proses manajemen pengadaan proyek yang diambil dari Bussiness Adobe pada artikel yang sama , berikut penjelasannya :
--[The Project Procurement Manajement Process]--
Proses manajemen pengadaan proyek mencakup tiga fase: perencanaan manajemen pengadaan, pelaksanaan pengadaan, dan pengendalian pengadaan.
-Procurement Manajement Planning
Setelah menentukan bahwa bekerja dengan pihak ketiga lebih baik daripada mengembangkan sumber daya secara internal, langkah pertama dalam rencana manajemen pengadaan proyek adalah mengirim permintaan proposal (RFP) ke calon mitra bisnis. RFP harus menguraikan persyaratan proyek dan meminta kontraktor untuk mengajukan penawaran dan informasi lain mengenai produk atau layanan mereka. Dan penting juga menyertakan prioritas dan harapan tertinggi kita dalam RPF kita, sehingga semua orang berada di tujuan yang sama.
Saat memutuskan antara kontraktor, pertimbangkan harga, reputasi, dan daya tanggap masing-masing perusahaan. Anda mungkin ingin mendatangkan pakar untuk membantu Anda mengevaluasi tawaran dan kemampuan setiap organisasi. Jangan terburu-buru mengambil keputusan, terutama jika Anda ingin menjalin hubungan jangka panjang.
-Conduct Procurements
Setelah Anda memilih kontraktor terbaik untuk pekerjaan itu, buat kontrak hukum untuk memperkuat kesepakatan Anda. Salah satu pendekatan umum adalah membuat perjanjian layanan utama yang mengatur hubungan Anda secara keseluruhan, dengan pernyataan kerja yang lebih kecil yang menjelaskan detail untuk setiap proyek.
Seringkali, Anda harus menegosiasikan perjanjian Anda dengan pihak ketiga. Tinjau dengan cermat persyaratan kontrak, ketentuan ganti rugi, dan jaminan. Kami merekomendasikan bekerja dengan pengacara bisnis untuk membantu melindungi kepentingan Anda.
-Control Procurements
Setelah Anda menandatangani dokumen hukum akhir, pantau secara teratur hubungan Anda dengan setiap kontraktor pihak ketiga. Vendor yang tidak dapat diandalkan dapat menghasilkan produk akhir berkualitas rendah, penundaan, dan pembengkakan biaya.
Meskipun kontrak dapat melindungi Anda di pengadilan sebagai upaya terakhir, Anda dapat menghindari masalah di kemudian hari dengan menugaskan seseorang untuk secara cermat mengawasi kontribusi setiap vendor dan memastikan mereka memenuhi harapan Anda. Pengawasan ini mungkin termasuk pertemuan yang dijadwalkan secara teratur dan inspeksi kontrol kualitas. Mencegah kesalahpahaman jauh lebih mudah daripada membersihkan bencana.
Anda juga akan memerlukan sistem reguler untuk pembayaran, penerimaan kiriman , tinjauan dan persetujuan, dan penyelesaian sengketa. Platform manajemen kerja perusahaan dapat membantu menyederhanakan proses dan memperjelas akuntabilitas dan harapan masing-masing pihak.
Dokumen Manajemen Pengadaan
Dokumen Projek Manajemen Pengadaan dibagi menjadi 2 yaitu Request for Proposal dan Request for Quotes.
Mari kita bahas satu-satu dokumen tersebut dari pengertian, dan bagaimana bentuknya :
----[Document Request for Proposal]----
Menurut Bussiness Adobe pada artikelnya,
"Designed to solicit bids from qualified vendors, a request for proposal (RFP) is a procurement document that announces and describes a project or purchase request."
Dokumen proposal permintaan dirancang untuk meminta penawaran dari vendor yang memenuhi syarat, request for proposal (RFP) adalah dokumen pengadaan yang mengumumkan dan menjelaskan proyek atau permintaan pembelian.
Hampir semua instansi pemerintah dan banyak perusahaan swasta menggunakan RFP dalam proses pengadaannya. Dokumen penting ini menjelaskan ruang lingkup proyek atau merinci apa yang ingin dibeli organisasi. Mereka dapat terbuka untuk perusahaan mana pun yang memenuhi syarat atau dikirim melalui undangan hanya ke sekumpulan perusahaan tertentu.
Pembeli dan kontraktor suka menggunakan permintaan proposal karena menghilangkan dugaan dari proses pengadaan . RFP mencakup semua yang perlu diketahui oleh calon pemasok atau subkontraktor untuk membuat proposal yang adil dan akurat. Meski begitu, ada beberapa elemen kunci yang harus selalu Anda pertimbangkan karena dapat membuat atau menghancurkan tawaran Anda.
Ada beberapa bagian penting di dalam penulisan proposal permintaan, di bawah ini adalah daftar beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam RFP :
- Tanggal penawaran: Proposal Anda akan jatuh tempo pada hari dan waktu tertentu. Terlambat bahkan satu menit dapat mendiskualifikasi tawaran Anda.
- Penetapan harga terperinci: Banyak RFP mengharuskan Anda menampilkan lebih dari harga total. Anda mungkin diminta untuk menunjukkan harga terpisah untuk setiap elemen tawaran Anda.
- Pengalaman yang dibutuhkan: RFP sering meminta beberapa pengalaman masa lalu dalam pekerjaan serupa.
- Durasi proyek: Berapa lama Anda harus menyelesaikan proyek atau mengirimkan barang merupakan bagian penting dari RFP.
- Kerusakan: Beberapa RFP menyertakan biaya penalti yang akan dikenakan kepada penawar yang berhasil jika tidak memenuhi tanggal penyelesaian.
- Dalam bisnis saat ini, hampir semua Permintaan Proposal memungkinkan perusahaan untuk merespons secara elektronik. Jika Anda memutuskan untuk melakukannya, pastikan untuk menggunakan alat tanda tangan elektronik yang aman yang dapat membantu memastikan tawaran Anda diterima. Luangkan waktu sejenak untuk menemukan lebih banyak tentang apa yang mungkin dengan Acrobat Sign hari ini.
-----[Document Request for Quotes]----
Menurut Procurement Classroom pada artikelnya,
"The request for quotations is a procurement method that is used for small value procurements of readily available off-the-shelf goods, small value construction works, or small value services procurements"
Request for Quotations adalah metode pengadaan yang digunakan untuk pengadaan barang siap pakai yang bernilai kecil, pekerjaan konstruksi bernilai kecil, atau pengadaan jasa bernilai kecil.
Metode pengadaan ini disebut juga dengan invite to quote and shopping, dan tidak memerlukan persiapan dokumen tender seperti halnya tender terbuka, permintaan proposal, atau tender dua tahap.
Undangan tidak rumit, dan metode ini dianggap tidak kompetitif karena entitas pengadaan menentukan kontraktor, pemasok, atau penyedia layanan mana yang akan meminta penawaran selama minimal tiga undangan.
Metode pengadaan ini digunakan dalam kondisi yang diatur dalam kerangka hukum dan peraturan pengadaan dan, karenanya, dapat diminta secara tertulis: email, faks, kurir, tetapi tidak melalui telepon. Kadang-kadang ada batasan yang ditetapkan pada jangka waktu dan frekuensi di mana metode ini dapat digunakan untuk pengadaan barang , pekerjaan atau jasa yang serupa . Hal ini untuk mencegah entitas pengadaan membagi persyaratan agar mereka berada dalam tingkat ambang di mana permintaan untuk metode penawaran dapat diterapkan.
Kutipan yang diterima sebagai tanggapan atas permintaan penawaran harus dievaluasi terlebih dahulu untuk menentukan kesesuaian dengan spesifikasi teknis atau ruang lingkup pekerjaan dari persyaratan dan juga untuk memenuhi persyaratan administratif dari permintaan penawaran. Hanya setelah penentuan kepatuhan administratif dan teknis, perbandingan harga dilakukan antara perusahaan yang dinyatakan patuh, dan kemudian pesanan pembelian ditandatangani dengan penawar yang mengajukan penawaran harga terendah dalam tanggal pengiriman atau penyelesaian yang ditentukan.
Keuntungan
- Waktu tunggu pengadaan berkurang secara signifikan karena tidak perlu menyiapkan dokumen permohonan , atau untuk mengiklankan persyaratan. Dan periode pengajuan kutipan juga sama-sama berkurang.
- Jumlah penawaran yang diterima terbatas pada jumlah penawaran penawaran yang diminta, sehingga waktu proses seleksi juga dipersingkat.
- Badan pengadaan dan/atau peminta biasanya memiliki gagasan yang cukup baik tentang di mana dan dari siapa barang , jasa , atau pekerjaan dapat diperoleh, sehingga ada kemungkinan lebih tinggi untuk menanggapi permintaan penawaran.
.
Kekurangan
- Bersedia melakukan penyimpangan karena entitas pengadaan memutuskan pemasok, kontraktor, atau penyedia layanan mana yang akan dikirimi permintaan penawaran harga, dan persaingan sangat terbatascheska-lekarna.com.
- Dapat disalahgunakan sebagai akibat dari pemecahan persyaratan menjadi ukuran yang lebih kecil untuk menerapkan metode pengadaan ini.
- Dapat dengan mudah menyebabkan permintaan penawaran dari sejumlah perusahaan yang terbatas meskipun barang , jasa , atau pekerjaan tersedia dari jumlah yang lebih banyak.
Komentar
Posting Komentar